Подготовка и проведение конференций и семинаров - долгий и трудоемкий процесс, требующий учета многих факторов. В организации пресс-конференций можно выделить следующие основные этапы:
- формулирование информационного повода пресс-конференции;
- выработка согласованной позиции компании по информационному поводу;
- обозначение целей пресс-конференции;
- подготовка пресс-пакета, включающего информационые раздаточные материалы, содержащие необходимые цифры и факты, пресс-кит, включающий информацию по сути проблемы, официальную позицию компании, тексты выступлений, справочные данные о компании;
- подготовка презентаций докладов участников пресс-конференции;
- подготовка анонса пресс-конференции для информирования общественности и приглашения журналистов, рассылка анонса по средствам массовой информации и размещение его на сайте компании; - выбор места для проведения пресс-конференции;
- разработка плана проведения конференции;
- подготовка зала для пресс-конференции;
- обеспечение явки приглашенных журналистов;
- организация фуршета для участников;
- подготовка и рассылка пост-релиза по результатам проведения пресс-конференции.
Правила проведения пресс-конференции
Для того, чтобы Ваша пресс-конференция прошла успешно, нужно придерживаться некоторых основных правил ее проведения:
- тема конференции должна быть четко определена, ее цели должны быть доступны и прозрачны. Лучший вариант, когда ясно видна выгода и для репрезентанта, и для широкой общественности одновременно;
- инфоповод должен выглядеть как новость, которую никто и никогда ранее не слышал;
- в распоряжении журналистов должны быть нагрядные материалы: схемы, графики, таблицы, цифры;
- чем проще терминология и понятнее суть, тем пристальнее будет внимание журналистов;
- ход пресс-конференции должен быть продуман заранее. Вопросы журналистов необходимо спрогнозировать и подготовить на них ответы;
- доклады должны быть максимально короткими и короткой демонстрация любого наглядного материала. В каждом сообщении журналисты должны словно слышать новые заголовки для своих статей и заметок;
- аргументация должна быть логически последовательной, нельзя допускать противоречий;
- необходимо запланировать достаточно времени на вопросы журналистов;
- продолжительность официальной части не должна превышать 40 минут. Затем у журналистов должна быть возможность общения с отдельными участниками пресс-конференции;
- следует быть ровными и толерантными по отношению ко всем журналистам.
Стоимость пресс-конференции зависит от количества приглашенных журналистов, выбранного помещения, заказанного фуршета, качества раздаточных материалов и т.д. Доверяя организацию пресс-конференции профессионалам. Вы можете быть уверены, что мы подберем самые оптимальные варианты и методики ее проведения в соответствии с Вашим бюджетом и без ущерба качеству мероприятия.
